Sử dụng Drive nhóm hiệu quả

team-drive

Bạn có thể làm gì với Drive nhóm?

Drive nhóm (Team Drive) là không gian được chia sẻ, nơi các nhóm có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập tệp của họ ở mọi nơi, từ mọi thiết bị.

Không giống như các tệp trong My Drive (Drive của tôi), các tệp trong Drive nhóm thuộc về nhóm thay vì một cá nhân. Ngay cả khi các thành viên rời khỏi, các tệp vẫn được lưu trữ để nhóm của bạn có thể tiếp tục chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.

Thiết lập Drive nhóm

Bắt đầu bằng cách thiết lập Drive nhóm và thêm thành viên.

1. Tạo Drive nhóm

  • Mở Google Drive.
  • Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm.
  • Ở trên cùng, nhấp .
  • Nhập tên và nhấp vào Tạo.

2. Thêm thành viên và đặt quyền

Khi bạn thêm thành viên mới, họ được cấp quyền truy cập đầy đủ để tải lên, chỉnh sửa và xóa tệp. Thành viên truy cập đầy đủ cũng có thể mời các thành viên khác. Nếu cần, bạn có thể thay đổi cấp phép của thành viên.

Thêm thành viên và đặt quyền:

Đòi hỏi bạn phải có quyền truy cập đầy đủ cho phép

  • Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm.
  • Ở trên cùng, dưới tên Drive nhóm, nhấp vào + Thêm thành viên.
  • Thêm tên, địa chỉ email hoặc nhóm từ Google Groups.
  • (Tùy chọn) Để thay đổi quyền từ Toàn quyền truy cập, bên cạnh Đầy đủ, hãy nhấp vào Mũi tên xuống và chọn quyền mới.
  • (Tùy chọn) Nhập tin nhắn.
    (Tùy chọn) Nếu bạn không muốn gửi thông báo cho các thành viên mới, hãy chọn hộp Bỏ qua gửi thông báo.
  • Nhấp vào Gửi hoặc Thêm.

3. Thay đổi quyền thành viên

Đòi hỏi quyền truy cập đầy đủ cho phép

  • Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm.
  • Ở trên cùng, bên cạnh tên Drive nhóm, nhấp vào Mũi tên xuống > Quản lý thành viên.
  • Bên cạnh tên của thành viên, nhấp vào Mũi tên xuống và chọn quyền mới.
  • Nhấp vào Xong.

4. Xóa thành viên

Đòi hỏi quyền truy cập đầy đủ cho phép

  • Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm.
  • Ở trên cùng, bên cạnh tên Drive nhóm, nhấp vào Mũi tên xuống > Quản lý thành viên.
  • Bên cạnh tên của thành viên, nhấp vào Mũi tên xuống và chọn Xóa thành viên.
  • Nhấp vào Xong.

Lưu ý: Nếu bạn xóa ai đó khỏi Drive nhóm, họ có thể vẫn có quyền truy cập vào các tệp được chia sẻ theo các cách khác, chẳng hạn như tệp được chia sẻ với mọi người trong tổ chức của bạn bằng liên kết hoặc thông qua một nhóm.

5. Thêm tệp và thư mục

Bây giờ, hãy thêm tệp vào Drive nhóm của bạn.

Tạo thư mục

  • Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm hoặc thư mục hiện có.
  • Nhấp chuột Mới > Thư mục.
  • Nhập tên thư mục và nhấp vào Tạo.

Tải lên thư mục hiện có từ máy tính của bạn:

  • Ở bên trái, nhấp vào thư mục Drive nhóm.
  • Trên máy tính của bạn, kéo thư mục hiện có vào Drive nhóm. Hoặc, nhấp  > Tải lên thư mục . Điều hướng đến thư mục và mở nó.

Thêm và chỉnh sửa tệp

Yêu cầu ít nhất truy cập chỉnh sửa cho phép

Bất kỳ tệp nào bạn thêm đều thuộc sở hữu của nhóm. Nếu bạn rời khỏi Drive nhóm, các tệp của bạn sẽ vẫn còn.

  • Ở bên trái, nhấp vào thư mục Drive nhóm.
  • Kéo tệp hiện có từ máy tính của bạn hoặc từ Drive của tôi vào thư mục Drive nhóm. Hoặc, nhấp vào Mới và chọn một tùy chọn:
  • Để tạo tệp, hãy chọn loại tệp bạn muốn tạo, chẳng hạn như Google Documents.
  • Để tải lên một tệp, hãy chọn Tải tệp lên. Điều hướng đến tệp và mở tệp đó.
  • Bấm đúp vào một tệp để mở và chỉnh sửa nó.

6. Quản lý tệp và thư mục Drive nhóm

Gắn dấu sao tệp quan trọng

Gắn cờ các tệp hoặc thư mục quan trọng để nhanh chóng tìm thấy chúng sau này. Chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục và chọn Thêm dấu sao.

Để xem tất cả các tệp và thư mục được gắn dấu sao của bạn, ở bên trái, nhấp vào Được gắn dấu sao.

7. Xóa hoặc khôi phục tệp

Xóa tệp:

Đòi hỏi quyền truy cập đầy đủ cho phép

Nhấp vào tệp bạn muốn xóa và ở trên cùng, nhấp vào Xóa thùng rác . Thao tác này sẽ xóa tệp cho tất cả thành viên của Drive nhóm.

Tệp sẽ chuyển vào thư mục Thùng rác của Drive nhóm. Các tệp trong thư mục Thùng rác của Drive nhóm sẽ tự động bị xóa sau 30 ngày.

Khôi phục tệp:

Yêu cầu ít nhất truy cập chỉnh sửa cho phép

  • Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm.
  • Ở trên cùng, bên cạnh tên Drive nhóm, nhấp vào Mũi tên xuống > Xem thùng rác.
  • Nhấp vào tệp> Khôi phục lịch sử.

8. Tìm kiếm tệp

Tìm kiếm trong Drive nhóm hoặc thư mục:

Nhấp chuột phải vào Drive nhóm và nhấp vào Tìm kiếm trong tên Drive nhóm .
Trong hộp Tìm kiếm, nhập cụm từ tìm kiếm của bạn và nhấn Enter.

9. Chia sẻ và cộng tác

Mọi tệp bạn đưa vào Drive nhóm sẽ tự động được chia sẻ với các thành viên của Drive nhóm. Bất kỳ thành viên nào cũng có thể chia sẻ tệp Drive nhóm với những người không phải là thành viên trừ khi bạn hạn chế quyền chia sẻ.

Chia sẻ tệp

Yêu cầu ít nhất truy cập chỉnh sửa cho phép

Lưu ý: Không thể chia sẻ các thư mục trong Drive nhóm.

Cũng giống như trong Drive, có nhiều cách khác nhau để chia sẻ tệp trong Drive nhóm với những người không phải là thành viên của Drive nhóm.

Chia sẻ tệp với các cá nhân hoặc nhóm:

  • Trong Drive nhóm, nhấp vào tệp bạn muốn chia sẻ.
  • Ở trên cùng, nhấp vào Chia sẻ.
  • Thêm tên, địa chỉ email hoặc nhóm từ Google Groups.
  • (Tùy chọn) Để thay đổi quyền từ Chỉnh sửa, hãy nhấp vào Mũi tên xuống và chọn một quyền khác.
  • (Tùy chọn) Thêm tin nhắn.
  • (Tùy chọn) Nếu bạn không muốn gửi thông báo, hãy chọn hộp Bỏ qua gửi thông báo.
  • Nhấp vào Gửi hoặc Thêm.

Chia sẻ liên kết

Để tạo tệp có thể truy cập rộng rãi và tránh quản lý quyền truy cập trong tổ chức của bạn, bạn có thể chia sẻ tệp với liên kết. Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn nhận liên kết đều có thể truy cập tệp. Theo tùy chọn, bạn có thể cho phép người dùng khác chia sẻ liên kết với những người không thuộc tổ chức của bạn.

  • Trong Drive nhóm, nhấp vào tệp bạn muốn chia sẻ.
  • Ở trên cùng, nhấp vào Chia sẻ.
  • Nhấp vào Ai có quyền truy cập.
  • Bên cạnh Chia sẻ liên kết tắt, nhấp vào Mũi tên xuống.
  • Bên cạnh Chia sẻ liên kết, nhấp vào Bật thanh trượt để làm cho liên kết có thể truy cập được với bất kỳ ai trong tổ chức của bạn.
  • Trong URL, nhấp vào Mũi tên xuống và chọn cấp độ quyền.
  • (Tùy chọn) Để cho phép chia sẻ liên kết bên ngoài tổ chức của bạn, hãy chọn hộp Cho phép truy cập bên ngoài.
  • (Tùy chọn) Để làm cho tài liệu có thể tìm kiếm được trong Drive, hãy chọn hộp Tìm kiếm trong kết quả tìm kiếm.
  • Nhấp vào Sao chép để sao chép liên kết.
  • Nhấp vào Xong .
  • Dán liên kết vào email, trên trang web hoặc bất cứ nơi nào bạn cần chia sẻ liên kết đó.

Hủy chia sẻ tệp

Hủy chia sẻ tệp với tổ chức của bạn:

  • Trong Drive nhóm, nhấp vào tệp bạn muốn hủy chia sẻ.
  • Nhấp vào Chia sẻ.
  • Nhấp vào Ai có quyền truy cập.
  • Bên cạnh Chia sẻ liên kết , nhấp vào Tắt thanh trượt.
  • Nhấp vào Xong.

Hủy chia sẻ tệp với các cá nhân:

  • Trong Drive nhóm, nhấp vào tệp bạn muốn hủy chia sẻ.
  • Nhấp vào Chia sẻ.
  • Nhấp vào Ai có quyền truy cập.
  • Bên cạnh người đó, nhấp vào Mũi tên xuống > Xóa.
  • Nhấp vào Xong.

Lưu ý: Cài đặt nhóm có thể ghi đè cài đặt riêng lẻ. Vì vậy, nếu bạn cố gắng hủy chia sẻ tệp với người thuộc về tổ chức hoặc nhóm có quyền truy cập vào tệp, người này vẫn có thể truy cập tệp.

10. Bảo vệ tệp

Bảo vệ tất cả các tệp trong Drive nhóm:

Đòi hỏi quyền truy cập đầy đủ cho phép

  • Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm chứa các tệp bạn muốn bảo vệ.
  • Ở trên cùng, bên cạnh tên Drive nhóm, nhấp vào mũi tên Xuống > Cài đặt Drive nhóm.
  • Nhấp vào Chỉnh sửa để đặt bất kỳ quyền nào sau đây:
  • Chia sẻ tệp với những người bên ngoài tổ chức của bạn
  • Chia sẻ tệp với những người trong tổ chức của bạn không phải là thành viên của Drive nhóm
  • Cho phép những người có nhận xét và quyền truy cập chỉ xem để tải xuống, sao chép hoặc in tệp
  • Sau khi bạn chọn một tùy chọn, hãy nhấp vào Áp dụng.
  • Nhấp vào Xong.

Ngăn mọi người tải xuống, in hoặc sao chép tệp:

Đòi hỏi quyền truy cập đầy đủ cho phép

  • Nhấp vào tệp bạn muốn bảo vệ.
  • Ở trên cùng, nhấp vào Chia sẻ.
  • Ở dưới cùng, nhấp vào Ai có quyền truy cập.
  • Nhấp vào More > kiểm tra hành động Giới hạn tải xuống, in và sao chép trên tệp này cho hộp người nhận xét và người xem.
  • Nhấp vào Xong.

Lưu ý: Bạn có thể giới hạn cách mọi người chia sẻ, in, tải xuống và sao chép trong Google Drive, Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày nhưng bạn không thể ngăn cách người khác chia sẻ nội dung tệp theo các cách khác

11. Xem hoặc gửi email cho thành viên

Xem thành viên của Drive nhóm:

  • Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm.
  • Ở trên cùng, bên cạnh tên Drive nhóm, nhấp vào Mũi tên xuống > Xem thành viên.

Gửi email cho thành viên của Drive nhóm:

  • Ở bên trái, nhấp vào Drive nhóm.
  • Ở trên cùng, bên cạnh tên Drive nhóm, nhấp vào Mũi tên xuống > Gửi email cho thành viên.
  • Thay đổi chủ đề và nhập tin nhắn của bạn.
  • (Tùy chọn) Để chỉ gửi email cho các thành viên có toàn quyền hoặc chỉnh sửa hoặc gửi cho chính bạn một bản sao của email, hãy chọn các hộp.
  • Nhấp vào Gửi.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *